Evolución hacia la automatización de procesos empresariales

Evolución hacia la automatización de procesos empresariales

Ing. Ernesto Padilla

1. Introducción

El presente ensayo presenta una serie de actividades que tienen como propósito, que la

evolución hacia la automatización de procesos empresariales sea eficaz y efectiva.

2. Contenido

En primer lugar, en el contexto de transformación digital revisaremos algunos

conceptos:

• Gestión por procesos: Es “una forma de organización donde se prioriza la visión

cliente – proveedor en todas las actividades de la organización. Esto último implica,

que cada proceso identificado debe ser gestionado de modo estructurado para

desarrollar la mejora continua; es decir, el sistema total de la organización debe ser

visto como un gran proceso que transforma requisitos de los clientes en necesidades

satisfechas”. Y para que dicha implementación sea efectiva, esta debe respetar tres

conceptos: la estandarización, la validación y la actualización de dichos procesos

y de la información relacionada, dentro de la cual son fundamentales los

procedimientos5, pues representan el conocimiento de la organización. Finalmente,

debe resguardarse dicha información de la forma más segura (ya sea en un medio físico

o virtual).

• Automatización de procesos empresariales

Es el uso de uno o más sistemas informáticos para que la ejecución de los procesos,

caracterizados y validados correctamente, sean más eficaces y eficientes. Para ello,

existen dos tipos de aplicaciones: las de soporte a la funcionalidad horizontal (solución

general a todo un proceso) entre las cuales se encuentran: el ERP (Planeamiento de los

Recursos de la Empresa) y el CRM (Administracion de las relaciones con los clientes), y las

aplicaciones de administración de datos y flujos de trabajo: BSC (Control Integral de Mando),

BPM (Gestión de procesos de negocios, como por ejemplo el bizagi), Data Warehouse (base

de datos usada para análisis y reporte en la empresa), Datamining (proceso de extracción de

información significativa de grandes bases de datos (big data) para determinar el

comportamiento estadístico de dichos datos y poder tomar decisiones precisas).

• Etapas de desarrollo
• Planificación para el cambio de paradigma. En esta etapa, el indicador base es el liderazgo empresarial
• Estandarización de procesos y creación de procedimientos. En esta etapa, el indicador
• base es el grado de utilización de los procesos identificados y caracterizados, y de los procedimientos creados.
• Control mediante auditorías internas.
• Definición del alcance del proceso de automatización de los procesos empresariales.

En segundo lugar, los beneficios de cambiar una cultura funcional a una cultura por

procesos se pueden resumir en: mejores hábitos, cultura renovada y mayor eficiencia

operacional. Y, una mayor eficiencia siempre nos hace más productivos. Estos tres

factores son la base para lograr una correcta automatización, que redundará finalmente

en mayor competitividad. Es importante señalar que la automatización debe realizarse

cuando ya los procesos han sido caracterizados y validados correctamente.

En tercer lugar, se propone una serie de actividades para la transición natural hacia la

automatización de procesos empresariales:

a) Cambiar el paradigma de una estructura funcional a una estructura basada en procesos.

Énfasis en el liderazgo.

b) Enseñar a los colaboradores, y principalmente a aquellos que estarán directamente

involucrados en el cambio de paradigma, sobre la estandarización de procesos, uso de

indicadores de gestión y creacion de procedimientos.

c) Identificar la etapa de desarrollo, el alcance del proceso de automatización y la

tecnología de soporte necesaria.

d) Automatizar en función al punto anteior.

3. Conclusiones

• Diferenciar entre gestión por procesos, automatización y etapas para la automatización

de procesos empresariales.

• La gestión por procesos genera una nueva cultura organizacional, que se resume en:

mejores hábitos, mayor eficiencia operacional y con ello mayor productividad.

• Para la transición natural hacia la automatización de procesos empresariales, se

propone las siguientes actividades: a) Nuevo paradigma basado en procesos, b)

Enseñar a los colaboradores estandarización de procesos, uso de indicadores de gestión

y creacion de procedimientos, c) Identificar la etapa de desarrollo, el alcance del

proceso de automatización y la tecnología de soporte necesaria y d) Automatizar los

procesos empresariales.

• Diferenciar entre el ideal de automatización del proceso de automatización que respeta

los conceptos de estandarización, validación y actualización,